Tip guna emel

email 001 Hampir semua orang muda hari di Malaysia memiliki emel dan berkomuanikasi menggunakan emel. Bagaimanapun ada dalam kalangan kita yang tidak peka terhadap etika dalam menggunakan emel. Mari kita baca sedikit 10 etika utama mengenai penggunaan emel.

1. Bahasa formal atau tidak formal

Jika anda ingin menghantar emel secara rasmi atau formal, gunakan bahasa baku atau formal. Elakkan singkatan, salah ejaan, dan struktur bahasa yang caca merba atau bahasa rojak.  Ikut format penulisan surat yang formal. Jika anda menghantar emel kepada orang yang lebih dewasa atau berumur atau berpangkat, gunakan bahasa formal.

2. Topik  atau tajuk emel

Ramai orang leka dan pandang remeh untuk menulis tajuk atau topik  pada kepala emel mereka.  Menyebut tajuk atau topik di kotak emel akan membantu penerima untuk memilih samada mahu membaca atau mengenepikan emel anda. Jika penerima mendapat berpuluh emel setiap hari, penerima akan membaca subjek atau topik emel dahulu. Kemungkinan emel anda yang tidak ada topik akan diketepikan kerana dilihat tidak penting.

3.  Huruf besar atau huruf kecil

Dalam penulisan emel formal, gunakan format yang formal Misalnya: “Dengan hortmatnya saya merujuk kepada….” dan bukan “dengan hortmatnya saya merujuk kepada…. tujuan saya menulis ini ialah untuk menjemput encik sulaiman hamzah ke majlis…”  dan bukan DENGAN HORTMATNYA SAYA MERUJUK KEPADA…”

Kini huruf BESAR dianggap membawa emosi marah atau menengking dalam penulisan emel. Huruf besar boleh digunakan untuk menekankan mengenai sesuatu yang penting. Misalnya, “Jika anda tiba di tepi bangunan MERAH itu, anda boleh belok ke KANAN” untuk menunjukkan kepentingan sesuatu.

4. cc atau Bcc

Adakalanya apabila anda menghantar emel kepada seseorang, anda ingin menghantar satu salinan kepada seseorang atau lebih dari seorang dengan menggunakan cc (carbon copy) . Pastikan penerima tahu orang yang menerima salinan emel daripada kita, atau anda boleh sebutkan di dalam emel anda bahwa anda menghantar salinan emel kepada si fulan serta status si fulan. Ini dapat mengelakkan salah faham antara anda dan peneriman.

Di dalam emel juga ada kemudahan Bcc (blind carbvon copy) iaitu salinan emel yang dihantar secara rahsia dan tidak diketahui oleh penerima pertama. Bagaimanapun, elakkan penyalahgunaan kemudahan ini.

5. Reply atau Reply All

Apabila anda ingin membalas emel, anda boleh klik Reply (pada penghantar)  atau Reply All (kepada penghantar dan penerima lain yang menerima salinan emel itu.

Pastikan anda klik pilihan yang betul. Kesalahan dalam penggunaan Reply All boleh menyebabkan anda akan malu kerana kandungan emel yang anda adalah bersifat personal dan untuk seseorang sahaja tetapi diterima dan dibaca oleh orang yang tidak sepatutnya.

6. Emel menjadi bukti dimahkamah

Emel anda boleh dijadikan bahan bukti dalam laporan polis atau di mahkamah. Oleh itu anda harus hati-hati dalam menggunakan emel yang ada nama anda. Meskipun anda boleh guna nama samaran pada emel anda, pakar forensik internet masih boleh jejaki asal usul emel anda melalui IP anda.

7. Jawab emel 

Menjawab emel samada segera atau beberapa jam selepas menerimanya adalah suatu amalan yang baik. Anda tidak mesti menjawab emel dengan panjang lebar tetapi memadai anda sebutkan “terima kasih atas emel anda, saya akan memberi maklumbalas kemudian”. Penghantar akan merasa gembira jika ia tahu anda sudah menerima emelnya.Apabila anda sudah kelapangan masa, maka anda boleh menjawab semula emel berkenaan.

Meskipun di dalam emel ada kemudahan menjawab emel secara automatis, ia tidak dilihat sebagai suatu yang serius atau personal. Sebaliknya ia dilihat sebagai superficial kerana dijawab oleh robot.

8. Semak emel anda sebelum hantar

Menyemak emel semula sebelum menghantarnya tidak akan membawa sebarang kekesalan. Jika terdapat salah penerima, salah alamat emel, salah ejaan, salah makna, salah struktur ayat dan salah tanda bacaan, anda boleh kemaskan dahulu sebelum menghantarnya.

Adakalanya anda terlupa memasukkan lampiran dokumen yang anda janjikan dalam emel.  Jika emel berkenaan tidak disemak, pastinya anda ti dak akan dapat menarik balik atau memadam emel yang telah diterima oleh orang berkenaan.

9.  Elak forward rantain emel

Jika anda menerima satu emel yang mempunyai banyak alamat emel penerima lain, elakkan forward emel berkenaan kepada orang  lain. Ini adalah kerana penerima emel anda akan membuang masa membaca senarai penerima yang panjang sebelum ia dapat membaca  isi emel yang sebenar.

10.  Akhiri emel anda nada mesra

Kebanyakan kandung emel diakhiri secara mengejut dan tergantung. Hanya dengan menulis beberapa perkataan sahaja di akhir emel anda, penerima akan merasa satu kepuasan membaca emel dari anda. Ucapan terima kasih, wassalam, jumpa lagi, regrads, dan seumpamanya akan merapatkan hubungan anda dengan penerima.

Baca lagi mengenai etika emel di:

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: